Сегодня я расскажу о фишках технологии GTD, которые позволят вам больше успевать, меньше уставать, повысить эффективность собственного труда, снизить количество стресса и увеличить удовлетворенность от жизни.

Вы знаете, что ваше сознание будет постоянно напоминать вам о тех делах и задачах, которые думали сделать, но оставили без внимания?

Наверняка в вашем мозгу уже висят мертвым грузом тысячи незавершенных задач, необработанных процессов, которые расходуют ваши внутренние ресурсы, силы, энергию, а вы об этом даже не подозреваете. Все это создает стресс и лишает вас сил. Вы хуже выполняете новые задачи, так как ваша голова забита старыми.
О том, как наконец-то очистить свою голову от всей этой информации, улучшить свою работу и жизнь, я рассказываю в этой статье.

Скорее всего вы слышали аббревиатуру «GTD», которая расшифровывается как Getting-Things-Done («Доведение дел до завершения», «Как привести дела в порядок»). Эта философия или технология стала очень популярной в том числе, благодаря освещению в СМИ. Журналист из газеты the Guardian назвал Дэвида Аллена, автора философии GTD, человеком, который призван привнести порядок во вселенную.

GTD – это не просто система тайм-менеджмента, необходимая для занятых по горло топ менеджеров без личной жизни. Это система оптимизации и организации не только труда, но мышления, сознания, дающая установки о том, как «очистить» сознание от ненужного психического груза, открыть простор для творчества, новых идей и создать психологические предпосылки для комфортного и организованного труда. Эта система предназначена и для бизнесмена с миллионом проектов, и для домохозяйки, которой нужно ухаживать за детьми, оставляя время на чтение художественной литературы, и для школьника, который готовится поступать в институт.

Несмотря на то, что это явление на слуху, не все знают, в чем оно заключается и как это может помочь лично вам. Поэтому сегодня я буквально на пальцах расскажу о том, что это такое. Прочитав эту статью, вы сможете вносить порядок в свою жизнь и мышление уже сегодня и практически сразу увидите положительный результат от этих жизненных нововведений.

Что подтолкнуло меня начать организовывать свои дела?

Чувство тревоги и вины возникает не из-за избытка работы. Оно появляется автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой.
~Дэвид Аллен

Не так давно я столкнулся с необходимостью организовать свой собственный рабочий график, в котором я обнаружил массу узких мест. Лет 10 назад из-за своих проблем с концентрацией мне вообще было крайне сложно выполнять любую работу на протяжении продолжительного времени. Со временем я стал работать над улучшением своего внимания и дисциплины. Я стал учиться расслабляться и выполнять данные себе обещания. Это принесло свои плоды.

Я смог создать свой собственный проект, раскрутить его, уйти с наемной работы и начать трудиться на себя, как я и мечтал. Я пребывал в ощущении прогресса в плане работы над собой, которое усиливалось разительным контрастом между моим настоящим и моим прошлым. Еще какое-то время назад я не мог справиться с учебой в институте и несложной наемной работой, а теперь дисциплинированно трудился во благо собственного проекта и людей, которым он приносит пользу, работая день за днем, самостоятельно, а не «из-под палки».

Только потом я заметил, что это не предел. Ощущение успеха на время скрыло от меня те проблемы, которые образовались в организации моего труда.

У меня имеется большое разнообразие работы: письма в почте, статьи на сайте, комментарии, работа со студентами курса «БЕЗ ПАНИКИ» и т.д. и т.п. Все это требует хорошей организации. Я понял об ее отсутствии по тому, что в почте накопилось масса непрочитанных писем, но помеченных как «важные». По всему жесткому диску были раскиданы вордовские файлы с «планами на 2015», «задачами на февраль 2016». В ящиках лежали тетради с пометками, идеями, и, опять же, с описанием задач, которые я должен выполнить. Стоит ли говорить, что я очень редко открывал эти файлы и сверялся с этими списками. И это происходило не столько по причине моей недисциплинированности, сколько из-за того, что все это имело какой-то неудобный вид, вызывая внутреннее ощущение бесполезности всех этих занятий по планированию.

Я понял, что я все равно многое не успеваю, хотя мог бы успевать больше.

В общем, попытки сделать организованный список задач и, главное, следовать ему, проваливались раз за разом.
Конечно, срочные ежедневные дела я выполнял, но при этом чувствовал, как много «задач» и «идей» находятся в подвешенном виде. Все это вылилось в то, что я стал чувствовать меньше удовлетворения от работы. Бывали дни, когда я позволял себе закончить раньше. Я выходил на улицу, садился на велосипед, но вместо того, чтобы радоваться наличию свободного времени, которого у меня бы не было, если бы я работал в офисе, меня преследовало ощущение того, что я что-то не сделал, что-то не успел. В мыслях стали рождаться перфекционистские установки: «Я должен делать больше», «я недостаточно много работаю». Но я понимал, что проблема не в количестве работы, а в ее организации.

«Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали… можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет!»

Но автор говорит о таком стандартном подходе «Тайм-менеджмента» как ограниченном и, во многом, не эффективном. Мне понравилось то, что Дэвид Аллен обращается больше не к соображениям «эффективного труда», а к возможностям и ограничениям человеческого сознания. К тому, чтобы организовать собственные дела так, чтобы они не вступали в конфликт с особенностями нашего мышления. Подход GTD целиком и полностью строится на выводах о том, как устроен наш мозг, как он накапливает информацию, как он обрабатывает нерешенные задачи.

Самой базовой психологической предпосылкой данной философии является тот факт, что любые жизненные задачи, будь то завершение важного проекта или поездка в монастырь на курс медитации, наш мозг воспринимает как нерешенные, держит в памяти, вызывая психическое напряжение, в том случае, если мы не формализуем данные задачи в виде конкретных следующих действий в рамках внешней системы хранения информации.

Не пугайтесь и не надо перечитывать этот абзац! Сейчас я объясню, что все это значит. Хороший пример приводится в самой книге «Как привести дела в порядок». Скажем, десять лет назад вы обещали себе навести чистоту в чулане, но к сегодняшнему дню, так этого не сделали. Каким образом ваш мозг хранил и обрабатывал информацию об этой задаче все эти десять лет?

Дело в том, что психологи уверены, что у нашего сознания в контексте постановки задач нет представлений о прошлом и будущем. Эти представления существуют лишь концептуально, но их нет в самих алгоритмах обработки информации внутри сознания.
Если вы обещаете себе отвезти в машину в сервис на следующей неделе и при этом пытаетесь удержать это обязательство в памяти, то ваше сознание будет считать, что вы должны это сделать прямо сейчас, сегодня, постоянно напоминая вам об этом. И завтра оно тоже будет считать так же.

Ваше сознание не может просто сохранить информацию о ней где-то в архиве, чтобы потом напомнить об этом через семь дней.
Задача будет находиться в статусе «требуется немедленное решение» каждый день, до тех пор, пока вы не поедете в сервис.

Возвращаясь к примеру с беспорядком в чулане, можно сказать, что в данном случае вы занимались уборкой чулана 24 часа в сутки последние 10 лет! Ваше сознание расценивало эту задачу как незаконченную, оставляя ей место в пространстве вашей памяти, создавая напряжение и неудовлетворенность вследствие невыполненной работы.

И чтобы освободить свою память и освободить сознание от незавершенных процессов, напоминания о которых пожирают ваши психические ресурсы (совсем как фоновые процессы на компьютере расходуют ресурсы процессора и памяти, делая машину медленнее), необходимо осуществить два ключевых действия.

Перенести задачу из внутренней памяти (ваш мозг) во внешнюю (ваш компьютер, тетрадка, планшет, телефон)
Решить, какое будет следующее конкретное действие относительно поставленной задачи. Например, глобальная задача «починить машину» может состоять из многих простых действий. Самое первое действие может быть: «найти подходящие запчасти в интернете».

В таком случае ваше сознание освободит внутреннюю память и перестанет вам постоянно напоминать о том, что вы еще не сделали. Ведь вы переложили все эти задачи на внешнюю систему.

Это, в принципе, ключевые моменты технологии GTD, на которые все опирается. Если вы поняли этот принцип, то уже имеете общее понимание о том, что такое GTD. Эта система эффективного управления делами, создания идей, которая опирается как на внешнюю организацию задач в рамках записей, календарей, системы напоминаний, так и на внутреннюю оптимизацию работы сознания.
Притом, что эти два уровня взаимосвязаны. Внешний порядок служит предпосылкой и инструментом для организованного и «чистого» сознания. А ясное сознание позволяет эффективнее работать* и меньше уставать.

(*Хоть я и употребляю слово «работать», но оно не относится исключительно лишь к профессиональной деятельности. В данном контексте работа касается вообще любых дел. Планирование отпуска – это тоже работа. Так же как обдумывание проблемы отношений с вашей второй половиной).

Далее я расскажу о нескольких несложных фишках этой системы.

Фишка 1 — Решить, какое будет следующее действие
«Когда вы планируете свою деятельность (намерение осуществления) и решаете, какие действия будете выполнять в каком контексте, вы почти автоматически настраиваетесь на нужное поведение вместо того, чтобы собирать всю свою волю в кулак и заставлять себя что-то сделать.»
~Д. Аллен

Если вы будете читать книгу «Как привести дела в порядок», то вы поймете, что это просто самое золотое правило. Автор постоянно к нему возвращается. Более того, он одержим идеей научить весь мир думать о следующем действии!
Да, правило важное, но требуется время и дисциплина, чтобы оно вошло в привычку.
Дело в том, что мы, как правило, рассуждаем о задачах общо и абстрактно. «Надо сделать так, чтобы ребенок учился лучше», «Мне нужно стать спокойнее, чтобы меньше участвовать в конфликтах». Конечно, общую картину нужно держать в голове, но для того, чтобы доводить дела до исполнения, необходимо двигаться на следующий уровень планирования, а именно — подумать о следующем действии.

В рамках рассмотренных нами примеров это может быть:
«Найти в интернете статьи о развитии силы воли, дисциплины и борьбе с ленью. Или найти в книжном книгу по этой теме».
«Прочитать о том, какие бывают техники расслабления».
«Наметить время разговора с сыном о его проблемах в учебе».
Следующим действием не обязательно должно быть именно физическое действие. «Подумать, нужно ли мне поступать в институт вообще» — это тоже действие. Можно просто подумать над задачей, необязательно приступать. Но обозначив всего лишь этот шаг, вы уже освободите часть своего мозга.
Не все проблемы в своей жизни мы можем решить. Поэтому важно понимать, что решение «не делать ничего» тоже является решением.

Данное мероприятие позволяет не только разгрузить сознание, но и зарядиться мотивацией. Многие задачи, когда мы представляем их у себя в уме, кажутся невыполнимыми или очень сложными. «Боже мой, мне придется разбирать весь свой дачный участок, это работа без конца!» Но нам намного легче будет к ней приступить, если мы наметим план в виде следующих действий: «Найти нужные инструменты в интернете». Это уже проще, не правда ли? И когда мы это сделаем, мы почувствуем удовлетворение, приблизившись на шаг к финальной цели.

Фишка 2- Переносить во внешнюю систему
Как вы уже помните из этой статьи, полагаться на память не только ненадежно, но и не эффективно с точки зрения использования ресурсов вашего мозга. Поэтому Дэвид Аллен настойчиво рекомендует переносить все задачи во внешнюю систему, чтобы освобождать память.

Внешней системой может быть планшет, телефон, блокнот, компьютер, тетрадь. Любой удобный носитель, с которым вы можете работать.

Как отмечает автор, многие люди, впервые собрав все свои дела и проекты, чувствуют большое облегчение, ощущение освобождения, хотя иногда это граничит с ужасом из-за понимания того, сколько всего нужно сделать!
Вот, кстати, так выглядит мой список задач после предварительной обработки. Я оттуда удалил много лишнего, дел, которые уже сделал или решил не сделать вообще. То есть на самом первом этапе и до применения «правила двух минут» (о нем ниже) он был намного больше.
Мои дела
Мои дела2
Мои дела3
Мои дела4
Мои дела5

Не лишним будет сказать, что список задач должен быть организованным, удобным, доступным из любого места в любое время. Необходимо его постоянно поддерживать в актуальном состоянии и дорабатывать по необходимости. Необходимо к нему обращаться, чтобы сверяться с ним о статусе выполнения ваших проектов.
(То есть не так, как это было у меня (а может и у вас): кипы листов и тетрадок в разных местах моего рабочего пространства, к которым я никогда не обращался.)
И конечно же!!! Каждая задача должна быть записана в виде следующего действия!
Аминь.

Фишка 3 — Организовывать задачи по контексту

«Не так много сил надо, чтобы что-то делать. Куда больше усилий требуется на то, чтобы решить, что делать».
~ Дэвид Аллен

Я не заметил, чтобы книга давала прямые рекомендации о том, как сортировать задачи по приоритетам. Дэвид Аллен уверен, что важность различных задач для нашего сознания не так сильно критична, так как и большие, и маленькие заботы занимают место в нашем сознании и нужно выполнять их все (или решать не выполнять). Не сделанное пустяковое дело, информация о котором хранится в сознании, может отвлекать вас от дел более «важных». Тем не менее, он дает отличный метод организации задач по контексту или по уровню энергии.

К этому методу когда-то отчасти приходил я сам интуитивно, но потом о нем забыл из-за того, что не формализовал его и не ввел в привычку. Например, есть большой список задач. Для выполнения каких-то задач требуется много энергии.
Для меня это «Ответы на комментарии и поддержка студентам», «Статьи».

Для каких-то мало, например, «оплата хостинга», «работа с электронными счетами». Я могу этим легко заниматься, когда у меня не хватает времени на статьи.

Решения о том, «чем мне сейчас заняться» отнимали у меня, во-первых, много энергии, а, во-вторых, негативно сказывались на мотивации. Я не мог выбрать занятие, оптимально подходящее моему уровню энергии и из-за этого бросал работу, заканчивая рабочий день с пресловутым чувством, что я чего-то не сделал. Теперь же, если сил у меня мало, а времени много, я могу просто заняться той работой, которая не требует больших затрат энергии. Я просто могу посмотреть список с названием «низкий уровень энергии» и делать что-то из него. Все гениальное просто!

Так же вы можете организовать список задач по контексту, например, «за компьютером», «в магазине» и т.д. Множество других способов организации представлены в книге.

Фишка 4 — «Правило двух минут»
Довольно бесхитростное, но крайне действенное правило. Если мы организуем информацию о своих делах в рамках списка напоминаний, то можем ужаснуться размерам этого списка. К счастью, есть хороший и простой способ основательно его подчистить.

Не нужно записывать себе: «ответить на письмо друга, как будет свободное время», если этот ответ займет у вас менее 2-х минут!
Просто ответьте прямо сейчас и освободите себе голову и список задач от этого дела. Когда после прочтения книги Д. Аллена я начал разгребать свой почтовый ящик, я обнаружил там много не отвеченных писем. Конечно, когда-то давно, я их помечал галочками, как важные задачи, но потом забывал о них.

В итоге, проведя обзор, я ответил на очень много старых писем, и это отняло у меня не так много времени. Некоторые мои читатели получили ответ от меня спустя год! Не обижайтесь, пожалуйста, на меня, это результат переполненного почтового ящика и неважной организации дел. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты – это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.

В общем, «правило двух минут» формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.

Фишка 5 — Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что «форма определяет принципы». По его словам, у человека «Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи».

Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.

Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.

Фишка 6 — Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен

Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: «закончить проект по работе», «обсудить проблему в отношениях с женой». И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.

И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. «Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!» — думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи «висят» в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их «висеть». Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о «философских вопросах», которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.

Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: «подумать о смысле жизни» и освободить себе голову от напоминаний об этом.

Фишка 7 — Польза для психотерапии

«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен

Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.

Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие — использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип «обозначить следующее действие» и «концентрироваться на цели» может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.

Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: «у меня страшная и смертельная болезнь».
Хорошо, теперь подумайте: «А какое следующее действие?»
«Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!»
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
«Люди меня не принимают, я никчемный человек»
Какое следующее действие?
«Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с….» или/и «Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с…». Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!

А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: «Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?»

Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. «У меня мало друзей», «страх не покидает меня», «все обо мне думают плохо» и т.д. Они больше задают вопросы: «почему», чем, «что с этим делать», что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: «какое следующее действие?» сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!

Чего можно достичь благодаря GTD?

«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен

Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.

У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.

Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.

GTD, по словам ее автора – это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения «постоянного, нескончаемого проекта». И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.

Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!