Getting Things Done или GTD — в буквальном переводе «доведение дел до конца». В дальнейшем материале мы для удобства в основном будем использовать американскую аббревиатуру GTD, которая часто используется в русскоязычных материалах об этой системе

Getting Things Done — это техника управления временем, которая покорила мир, будучи впервые представленной ещё в 2001 году. Она была создана Дэвидом Алленом после многолетних исследований и практики в области методов повышения производительности. GTD остаётся популярной до сегодняшнего дня по всему миру. Если вы новичок в GTD, то это руководство познакомит вас с основными принципами.

Доведение дел до конца (GTD для краткости) — это гораздо больше, чем просто способ добиться успеха. Это основа для организации и отслеживания задач, благодаря которой вы можете выстроить их таким образом, что будете точно знать, что нужно для достижения результата.

GTD заставляет вас добавлять как контекст, так и структуру к задачам, создавая таким образом пространство для работы над ними.

«Ваш ум предназначен для того, чтобы размышлять над идеями, а не постоянно держать их в памяти»
— Дэвид Аллен

Основная концепция GTD заключается в том, что ваш мозг отлично генерирует новые идеи, но с трудом удерживает их в памяти. Например, он помнит, что на следующей неделе вам нужно купить подарок на день рождения вашей мамы, но вместо того, чтобы напомнить о нём, когда вы проходите мимо своего любимого магазина, он просто посылает ощущение, что вы должны что-то купить… для кого-то…

При правильном использовании GTD — это надёжная система, которая помогает вам упорядочивать ваши смутные идеи, капризы, вдохновения и поздние ночные размышления и превращать их в действия. Идея заключается в том, что как только вы доверяете своей системе, ваш мозг перестанет пытаться отслеживать все, тем самым уменьшая стресс и освобождая ресурсы для более продуктивных вещей. Звучит потрясающе, не так ли?

GTD опирается на ряд списков, которые вы используете для организации всего, что приходит вам на ум. Чтобы реализовать GTD, вам необходимо зафиксировать и обработать входящий «материал» в 5 шагов.

Фиксация: соберите то, что привлекает ваше внимание. Всё, что оказывается перед глазами и кажется важным, от писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят к вам в душе. Вы можете использовать ноутбук, приложение на смартфоне или даже специальную личную электронную почту. То, что вам понравилось, что нужно запомнить для работы — запишите это. Убедитесь, что вы регулярно проверяете свои входящие записи.

Уточнение: обработайте входящий материал, установив его значение. Задайте себе вопрос, является ли это чем-то, что нужно сделать. Это очень быстрый шаг, который вам нужно делать регулярно. Ниже я продемонстрирую, как быстро обрабатывать входящие, используя простое дерево решений.

Упорядочивание: поместите входящее в соответствующую область. Отметьте его как справочную информацию, добавьте в свой календарь, в приложение управления задачами или просто переместите в корзину. Здесь вы также можете добавить «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце, контексты — это способ пометить задачи в зависимости от человека, места или предмета, который вам необходим, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — это общие контексты местоположения. «Телефон» или «Электронная почта» являются обычными контекстами.

Рефлексия: давайте оценку входящих данных. Просмотрите свои списки — каждый из них — и внесите коррективы, если нужно. Делайте еженедельный обзор, дабы очистить свои списки и разум. Неспособность регулярно рефлексировать означает, что вещи накапливаются, и вся система ломается.

Взаимодействие: Просто сделайте. Этот шаг является самым простым из всех, если вы хорошо настроили свою систему! Если вы регулярно выполняете первые 4 шага, то на 100% уверены в том, что вещи в вашем списке — то, что вам нужно сделать, чтобы добиться прочного прогресса в достижении ваших целей.

Далее перечислены ваши списки: «Входящие», «Следующие действия», «Ожидающее», «Проекты» и «Когда-нибудь». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая нуждается в вашем внимании, попадает в список «Входящие», затем переходит к другим спискам с помощью шагов уточнения и упорядочивания. Как вы обрабатываете и сортируете эти списки, определяет, на какие вещи вы действуете, а какие нет.

Входящие — место, где собирается всё, что вы фиксируете. Это почтовый ящик вашего мозга — электронные письма, телефонные звонки, идеи, которые пришли вам в голову в ходе вашей поездки на работу, просьбы кого-то посидеть в выходные… всё.

Некоторые люди используют ноутбук для записи, другие — приложения или записывающее устройство. Неважно, что вы используете или сколько из них у вас есть (у вас может быть несколько списков входящих сообщений). Важно лишь то, что у вас есть место, позволяющее зафиксировать идеи вне зависимости от того, где вы находитесь.

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, то должны зафиксировать всё, что у вас на уме или разбросано по жизни. Запишите все, что вам нужно или что вы хотите сделать, все, что было у вас на уме в течение последних нескольких дней или недель. На GTD-языке они называются «открытыми петлями».

Открытые петли — это вещи, которые сидят в глубине вашего разума, то, что вы вспоминаете, когда не можете заснуть в четыре часа ночи, всё, что вас постоянно беспокоит. Это ваша возможность закрыть эти петли пусть они перестанут занимать место в вашей голове. Добавьте все в свой почтовый ящик.

Это ключ к работе всей системы. После того, как вы зафиксируете все свои мысли, их обработка станет вашим следующим шагом. Здесь вы изучаете все, что зафиксировали, затем уточняете и упорядочиваете это.

Может потребоваться некоторое время, чтобы пройти все, что вы добавили в список, после первого «мозгового свала», но как только вы закончите, далее это будет происходить гораздо проще. Чем чаще вы работаете над этим, тем меньше усилий.

Итак, как по факту обрабатывать свои входящие? Вот полезное древо решений вам в помощь:

Это гораздо проще чем кажется, обещаю!
Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов об этом:

Это действие?
Выполняется в один шаг?
Это займёт более 2 минут?
Должен ли я это сделать, или я могу делегировать его кому-то еще?
Нужно ли это делать в определённую дату или время?

Вот и всё. Ваш ответ определяет, к какому списку добавляется ваш элемент. Если он не добавлен в список — сделаете это немедленно, либо отложите, либо удалите.

Это действие?
Это значит нужно ли вам что-то сделать, чтобы удалить запись из списка. Если нет, то следует перенести его в одно из трёх мест: корзина, ссылки или список «когда-нибудь». Вещи, которые не требуют вашего внимания, идут в корзину.
Вещи, которые полезны или информативны, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая вам может понадобиться в один прекрасный день), должны быть отправлены в соответствующее место в качестве ссылки.
Наконец, если что-то может потребовать действия когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список «когда-нибудь. Это вещи, которые вы хотите запомнить, но не должны загромождать ими ваш список «следующих действий». Такие вещи, как «Изучать японский язык» или «писать книгу», можно найти здесь.

Выполняется ли более чем в один шаг?
В GTD «проект» — это все, что требует более одного действия. Когда ваш список «Входящие» содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления ими. Добавьте название проекта в качестве элемента в список ваших проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить в свой следующий список действий.

Сколько времени потребуется для завершения?
Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, вы должны сделать это сразу. Идея состоит в том, что, если это занимает меньше времени, то проще сделать самому чем делегировать или откладывать на потом. Сюда подходят отправка полезного письма коллеге или отправку веселой кошки сообщением вашей маме.
Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы сделать это сами или следует передать его кому-то другому.

Может ли кто-то еще это сделать?
Если вы можете легко делегировать вещь кому-то ещё, сделайте это. Если вы хотите создать напоминание о том, чтобы сделать это позже, то следует добавить элемент в список ожидающих …. Вещи, которые вы можете добавить в список ожиданий, включают в себя вещи, которые заблокированы по какой-либо причине — вам нужен ответ на отправленное электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки. Всегда отмечайте дату добавления элемента в этом списке, чтобы вы могли отследить нужное время.
Если вы не можете делегировать что-то, вам нужно добавить это либо в календарь, либо в свой следующий список действий, предпочтительно с помощью тега контекста.

Нужно ли это делать в определенную дату или время?
Если что-то имеет конкретную дату или время, то вы должны добавить это в свой календарь. Сюда относятся такие вещи, как визит к стоматологу, встречи и перелёты. Не включайте ничего, что вы хотите закончить в определённый день, только то, что нужно сделать. В результате в вашем календаре не будет помех, что сделает его более полезным.

Если что-то требует от вас каких-либо действий, но не имеет конкретной даты, вы должны добавить его в свой следующий список действий. В нём содержатся действия, которые необходимо выполнить как можно скорее. Все, что в этом списке должно быть физическим, видимым действием — «напишите электронное письмо Джону о заказе места для вечеринки» а не «спланируйте вечеринку». Это самое важное правило в GTD.

Обозначение чего-то как физического, видимого действия снижает барьер для вас для начала задачи. С точки зрения умственных усилий, гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать няню на ночь четверга», чем «организовать визит няни», хотя технически это одно и то же.
В идеале вы должны добавить тег контекста к элементам в вашем следующем списке действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен, чтобы выполнить задачу. Примеры тегов контекста: «за покупками», «на работе», «с детьми», «телефоном» или «компьютером». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько энергии у вас есть или приоритет.

Если вы можете просмотреть свой следующий список действий, отсортированный по контексту, то вы можете легко проверить список вещей, которые следует сделать «на работе» или «в магазине».

Совершенно необходимо, чтобы вы проводили еженедельный обзор всего в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «решающим фактором успеха». Почему? Это просто: чем дольше вы позволяете вещам в вашем почтовом ящике накапливаться, тем сложнее будет иметь дело со всем этим. Обработка только 15 входящих намного проще, чем обработка 50 или 500!

Регулярное работа с вашими списками — это то, что поддерживает или нарушает работу системы. Если вы этого не делаете, все начинает утекать. Вы забудете добавить что-то в следующий список действий, или забудете удалить вещи, которые больше не должны быть в списке.

Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:
Каждый проект должен иметь следующее действие.
Каждая вещь в вашем следующем списке действий должна быть тем, что вы хотите сделать на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или полностью удалите её!
Возможно, что-то в вашем списке когда-нибудь переместится в ваш следующий список действий. Ура!

Бонусные очки. Во время просмотра вы также можете использовать «списки триггеров», чтобы помочь вам запомнить открытые петли, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Список триггеров — это всего лишь список слов, которые «запускают» вас, чтобы запомнить вещи. Вы можете настроить такой список для работы: «босс, коллега, неполные проекты, люди, ожидающие моего ответа …», для дома: «домашняя работа, домашние животные, дети, партнёр ..», для предметов, которые вы изучаете, или для хобби.

Пора добиваться целей!

Уф! Ваша система в порядке, вам становится удобнее обрабатывать ваш почтовый ящик, и вы начали выполнять вещи из вашего списка, как профессионалы. Потрясающе!

Почувствуйте спокойствие, которое вы получили от создания системы, дающую вам 100% уверенность в реализации планов.